Upphandlingsagenturen.se

Anbud inom offentlig upphandling som strategi för ökad försäljning sker genom vår egen anbudsprocess som kan beskrivas som ett antal ingående delar som tillsammans utgör anbudsprocessens helhet.

Söka upphandlingar

Att förena både köpare och leverantörer öppnar upp marknaden till en mängd affärsmöjligheter och möjliggör för små, medium och stora företag, nya företag och sociala företag att söka och värdera små som stora upphandlingars värde för att marknadsföra sitt företag mot den offentliga sektorn.

Leverantörer av tjänster och produkter inom olika branscher och verksamheter kan vända sig till oss och utnyttja våra kunskaper och erfarenheter när det gäller att söka efter relevanta offentliga upphandlingar som kan öka möjligheterna till att erhålla kontrakt, skapa arbetstillfällen, öka omsättningen, utveckla företaget och personalen, utveckla kontakter och nätverk, marknadsföra m.m.

Att låta oss söka relevanta upphandlingar, vilket är krångligt och tidskrävande, gör att företagaren kan ägna sig åt det som De är bra på. Alla företagare vet hur svårt det är att få tiden att räcka till. Låt oss ta hand om anbudsprocessen och spara tid!

Vi följer upp offentliga upphandlingar i databaser i Sverige och inom EU. När vi finner relevanta upphandlingar gör vi en sammanfattning av vad upphandlingen innehåller och vilka krav som beställaren har på leverantören. Detta gör vi mot Er företagsprofil som ni levererar till oss per e-post. Vi har ett formulär för detta som ni besvarar. Vi matchar därmed Er företagsprofil i jämförelse med upphandlingsunderlaget innan vi sänder vår sammanfattning till Er. Därefter tar Ni ställning om Ni ska gå vidare i upphandlingsprocessen tillsammans med oss. På detta sätt behöver Ni inte söka upphandlingar och Ni behöver inte lägga ner tid på att läsa och analysera upphandlingsunderlag. Det gör Vi åt Er!

Bör Ni delta i en offentlig upphandling och offerera Era tjänster och produkter?

Att förbereda en offert kan hjälpa Er att vinna stora beställningar, men det kan också vara tidskrävande, vara kostsamt och binda upp värdefulla resurser. Om Ni inte får kontraktet, är pengarna och tiden som använts förlorade, så Ni behöver noga överväga om en upphandlingsprocess är värdefull för Er och Ert företag att arbeta med självständigt eller om det inte är bättre att låta oss hjälpa till med hela anbudsprocessen. Vi kommer att hjälpa Er på några mycket viktiga punkter:

- Att söka och hitta upphandlingsunderlag och att   analysera dessa.

- Analysera att Ni kan matcha beställarens krav på teknik,  kunskap, erfarenheter etc.

- Hjälpa Er att analysera om Ni bör delta i en specifik  upphandling?

Ni själva måste överväga om arbetet med en specifik upphandling passar Ert företags strategi och era affärer? Ni måste uppskatta kostnaderna för att uppfylla ett kontrakt och att vinsterna genom ett kontrakt är skäl nog att delta i en upphandling och att genomföra och uppfylla det som Ni offererar. Överväg också hur ett specifikt kontrakt kommer att påverka Ert arbete inom företaget när det gäller övrigt arbete, personal och förmågan att utföra nya affärer samtidigt som "upphandlingskontraktet" genomförs. Ni behöver också överväga hur viktig kunden i upphandlingen är för Er verksamhet och för företaget. Är det en bra potentiell kund som gynnar Ert företag? Försök att förstå beställarens betydelse i ett större sammanhang och också över tid! En offentlig kund kan vara ovärderlig konkurrensmässigt men också krävande i sin relation till offererande företag.

Analysera vad kunden behöver och kräver!

Vi hjälper till att analysera vad kunden behöver och vilka villkor som ställs i upphandlingsunderlaget. Innan vi börjar att arbeta på underlaget behöver vi tillsammans klargöra om det är några frågor vi vill ställa till kunden. Vi bör som oftast ställa frågor om det är något som vi tycker är oklart i upphandlingsunderlaget. Vi kan också ta del av frågor som andra offererande företag ställer till kunden och på så sätt få ytterligare information som kan vara till nytta för oss när vi sammanställer Ert anbud.

Vad ska Ert anbud innehålla?

Vi kommer att säkerställa  att Ert anbud kommer att matcha anbudsunderlagets specifikationer och att Ni besvarar och konkretiserar alla frågeställningar i underlaget. Vi kommer också att ta hänsyn till några viktiga regler som berör just Ert anbud:

Vi kommer att fokusera oss på kunden och koncentrera oss på kundens behov och hur Ert företag kan lösa kundens problem och möta kundens behov. När vi skriver om Ert företag är det för att bevisa att Ni har de kunskaper, erfarenheter och organisation som behövs för att uppfylla kundens behov.

Vi hjälper kunden genom att komma med idéer - från alternativa tillvägagångssätt för att hantera eventuella problem och oro som rör Er framtida kapacitet till hur Ert företag kommer att upprätthålla tillgången på resurser och personal för att uppfylla det som offererats av Ert företag.

Om kunden har bifogat ett "kvalificeringsdukument" kommer vi att analysera tillsammans med Er att Ni motsvarar det som kunden har formulerat och frågar om i detta dokument.

Valuta för pengarna och inte bara priset är viktigt i de flesta anbud. Vi försöker att lyfta fram vad Ert företag kan göra för kunden och som konkurrenter har svårt att genomföra eller erbjuda. Vi vill understryka Ert företags fördelar, serviceförbättringar, riskreduceringar, hög grad av underhåll över tid, kvalitet, pålitlighet, tidigare nöjda kunder, referenser etc.

Vi överväger också om det finns information i Ert anbud som Ni vill skydda inför framtida upphandlingar och i förhållande till Era konkurrenter. Ni vill antagligen påtala vilken information som Ni anser är en "affärshemlighet" eller att viss information i Ert anbud kan vara till Ert företags nackdel på marknaden om  informationen blir offentlig.

Vi formulerar också att Ert företag har resurser att leda arbetet med ett kontrakts uppfyllande och att Ert företag kan uppfylla kontraktet på ett kostnadseffektivt sätt, klara "deadlines" och att ledningen kan vara flexibel om vissa förutsättningar skulle förändras över tid och under kontraktets genomförande.

I vissa anbud kan det också vara till fördel att understryka att Ni, inom Ert företag, kan hantera potentiella finansiella, affärsmässiga och juridiska risker som kan påverka ett kontrakts uppfyllande och genomförande.

I Ert anbud beskriver vi också detaljer som rör de som leder och uppfyller Ert anbuds innehåll. Detta kan bl.a. göras genom att hänvisa till liknande genomförda uppdrag och kontrakt.

Att skriva Er offert.

När Ni har beslutat Er för att offerera, kommer vi att assistera Er i hur Ni bör hantera Er offert utifrån följande frågeställningar:

- Vem samlar och sammanställer information som behövs för att skriva Er offert?

- Vem koordinerar allt material som Ni behöver till offerten?

- Vem skriver utkast och underlag , som sedan kommer att  bifogas offerten?

- Vem kontrollerar?

- Hur kommer arbetet med offerten att påverka övrigt arbete i Ert företag?

Upphandlingsagenturen.se hjälper till med att:
 

(1) klargöra offertens syfte och ursprung

(2) sammanfatta Ert arbete som offererande företag samt Er erfarenhet

(3) formulera hur Ni kommer att utföra Ert arbete och när kundens mål kommer att uppnås

(4) förklara fördelarna och värdet på Er offert, och då inte enbart i priset

(5) detaljerat beskriva när och hur tjänster och produkter kommer att levereras enligt tidtabell

(6) beskriva Er personals kunskaper och erfarenheter av liknande arbete och personalens ansvar om Ni vinner kontraktet, (7) förklara hur Ni kommer att leda uppdraget, (8) ge detaljer om Er prissättning och service inom det pris som offererats, (9) vara praktisk och identifiera potentiella problem utan att lova något som tydligt är omöjligt för Er att leverera och (10) inkludera ett för-sättsblad/innehållsförteckning (om det behövs) som korresponderar med upphandlingsunderlagets innehåll samt en sammanfattning av Ert huvudsakliga innehåll i Er offert och slutligen en förklaring hur Er offert är organiserad i förhållande till upphandlingsunderlaget.

Utvärdering av Er upphandlingsprocess.

Vi utvärderar upphandlingsprocessen med syftet att utveckla Er upphandlingsprocess oavsett om Ni fick kontraktet eller inte. Om Ni fick kontraktet, det är bra, men vi kan analysera om något går att utveckla och förbättra inför nästa upphandling. Om Ni inte fick kontraktet bör Vi tillsammans analysera varför Ni inte fick det. Kanske har beställaren gjort något fel i upphandlingsprocessen som ger oss rätt att överklaga beställarens beslut. Om ett fel har begåtts, då måste hela processen starta om från början och Ni har möjligheten att offerera igen. Om ett fel inte har begåtts är det viktigt att analysera varför konkurrenten fick kontraktet. Genom denna utvärdering kan Ni utveckla Er upphandlingsprocess inför Er nästa offert till kund.

Upphandlingsagenturen.se har den övergripande målsätt-ningen att öka Ert företags försäljning av produkter och tjänster. Vår upphandlingsagentur erbjuder tjänster som rör offentlig upphandling i första hand. Vi erbjuder också andra tjänster som presenteras under sidan tjänster ovan. Utnyttja vår vinnande strategi för att vinna offentliga upphandlingar inom den offentliga sektorn på kommunal, landstings, och statlig nivå.